W kontekście dynamicznych zmian społecznych i rosnącej potrzeby włączenia mieszkańców w procesy decyzyjne, odpowiednie planowanie zasobów na etapie opracowywania wniosków staje się kluczowym elementem sukcesu projektów finansowanych z programów międzynarodowych, takich jak Polsko-Szwajcarski Program Rozwoju Miast.

Wstępna propozycja projektu – fundament skutecznej partycypacji

Proces planowania zasobów zaczyna się już na etapie opracowywania wstępnej propozycji projektu, znanej jako WPP (Wstępna Propozycja Projektu). W tym momencie kluczowe jest precyzyjne określenie zasobów, które będą niezbędne do realizacji projektu, z uwzględnieniem dwóch głównych zasad horyzontalnych – upowszechnienia włączenia społecznego oraz łagodzenia zmian klimatu. Każdy projekt powinien być głęboko zakorzeniony w lokalnych dokumentach strategicznych, co wskazuje na konieczność wcześniejszej analizy i konsultacji społecznych.

Wypełnienie wymogu upowszechnienia włączenia społecznego to zadanie, które wymaga nie tylko formalnego wskazania pozytywnego lub neutralnego wpływu projektu na społeczeństwo, ale również rzetelnego podejścia do tego zagadnienia. Jak podkreślono podczas webinaru, lakoniczne podejście do wypełniania tych wymogów może skutkować odrzuceniem projektu. Dlatego tak ważne jest, aby już na etapie WPP dokładnie opisać proces konsultacji społecznych, które stanowią podstawę diagnozy społecznych potrzeb i pozwalają na pełne zrozumienie ryzyk związanych z planowanymi działaniami.

Trzy etapy planowania i ich znaczenie

W procesie opracowywania wniosku możemy wyróżnić trzy kluczowe etapy, z których każdy ma swoje specyficzne wymagania dotyczące zaangażowania obywatelskiego i zarządzania zasobami:

1. Wstępna propozycja projektu (WPP) – Na tym etapie miasta muszą przygotować szczegółową analizę działań, które mają być realizowane w ramach projektu. Zasadnicze jest to, aby każdy element projektu był poparty solidną diagnozą oraz osadzony w istniejących dokumentach strategicznych miasta. W tym miejscu należy także jasno określić, z kim były konsultowane działania oraz jakie ryzyka zostały zidentyfikowane.

2. Drugi etap – konsultacje i uszczegółowienie działań – To moment, w którym projekty nabierają bardziej szczegółowego kształtu. Najważniejsze jest, aby szeroko skonsultować każde działanie z interesariuszami, korzystając z odpowiednich metod konsultacji, które zostaną dokładnie omówione w kolejnych częściach procesu.

3. Trzeci etap – włączenie mieszkańców w realizację – Partycypacja nie kończy się na etapie konsultacji. Istotne jest, aby włączać mieszkańców również w proces realizacji działań, zapewniając im tym samym możliwość współdecydowania. Na tym etapie miasto musi wykazać, że proces jest zgodny z wcześniejszymi założeniami i że istnieje realna możliwość włączenia mieszkańców w realizację projektu.

Narzędzia partycypacji – nie tylko konsultacje

Partycypacja obywatelska to znacznie szerszy proces niż tylko organizowanie konsultacji. To budowanie kultury uczestnictwa, w której mieszkańcy czują się zaangażowani i mają realny wpływ na decyzje dotyczące ich miasta. OECD rekomenduje stosowanie podejścia 10 kroków, które gwarantuje efektywne zaangażowanie obywateli na każdym etapie procesu decyzyjnego.

Jednym z pierwszych kroków jest zidentyfikowanie problemu, który ma być rozwiązany. Nadrzędne jest to, aby już na wstępnym etapie zastanowić się, czy problem rzeczywiście wymaga konsultacji z mieszkańcami i czy ich wkład może dostarczyć istotnych informacji, które wpłyną na decyzję. Następnie, ważne jest określenie oczekiwanych rezultatów konsultacji oraz wybór odpowiednich grup interesariuszy, którzy mają wziąć udział w procesie. Są one kluczowe, aby zakończył się on sukcesem.

Planowanie zasobów – klucz do skutecznej realizacji

Na etapie wdrażania projektu, kiedy przechodzimy do realizacji wcześniej ustalonych działań, planowanie zasobów staje się podstawowe. W tym momencie konieczne jest opracowanie szczegółowego harmonogramu działań oraz uwzględnienie kwestii związanych z dostępnością, zarówno w kontekście infrastruktury, jak i dostępności cyfrowej.

Jednym z wyzwań współczesnej partycypacji obywatelskiej jest odpowiednie wykorzystanie narzędzi cyfrowych. Wybór narzędzi powinien być podporządkowany celom procesu, a nie odwrotnie. Ważne jest, aby narzędzia cyfrowe były łatwe w obsłudze i dostępne dla wszystkich mieszkańców, co wymaga wcześniejszego przeszkolenia społeczności oraz uwzględnienia barier technologicznych, szczególnie wśród starszych mieszkańców.

Podsumowanie

Odpowiednie planowanie zasobów na etapie opracowywania wniosku jest kluczowe, aby miejskie projekty odniosły sukces. Przejrzystość i zaangażowanie obywatelskie nie tylko zwiększają akceptację społeczności dla podejmowanych działań, ale także przyczyniają się do bardziej efektywnego wykorzystania dostępnych zasobów. Poprzez rzetelne podejście do konsultacji społecznych oraz odpowiednie zarządzanie zasobami, miasta mogą nie tylko spełnić formalne wymogi programów międzynarodowych, lecz również zdobyć zaufanie i zaangażować swoich mieszkańców.

Więcej informacji