Pokazuje on, jak w czasach kryzysu rozwiązać problem i poradzić sobie z wyzwaniem lokalnej społeczności w nowy, otwarty, partycypacyjny sposób. Przekonuje także, że trzeba testować, mieć kilka pomysłów na rozwiązania i sprawdzać je po kolei, bo nie zawszy pierwszy okaże się dobry, ale dzięki temu unikniemy błędów na większą skalę. Jest to ważne, zwłaszcza w kontekście planowania przyszłorocznych działań i budżetów.

Pod koniec roku samorządy opracowywały budżet na 2023 rok – w szczególnych przypadkach na podjęcie uchwały budżetowej mają czas do końca stycznia. To moment, gdy trwa szukanie oszczędności.

„Dziś są dwie drogi dla samorządowców: oszczędzanie i cięcia finansowe albo szukanie innowacji, które umożliwią dbanie o usługi publiczne w bardziej efektywny sposób za pomocą innych zasobów niż pieniądze. Ale to wymaga ewolucji sposobu zarządzania wspólnotą lokalną, odchodzenia od modelu „firmy usługowej” zaspokajającej wszystkie potrzeby i szukania rozwiązań z mieszkańcami, wspólnego wypracowywania decyzji i współtworzenia usług” – mówi Edwin Bendyk, prezes Fundacji im. Stefana Batorego, w rozmowie otwierającej poradnik „Zaprojektuj rozwiązanie”.

W poradniku opisane zostały cztery wyzwania, nad których rozwiązaniem pracowali radni, wójtowie, burmistrzowie z różnych części Polski zgromadzeni w Pracowni Samorządowej Fundacji Batorego:

• uszczelnienie systemu poboru opłat za odpady,
• organizacja konsultacji społecznych dla dzieci i młodzieży,
• popularyzacja wprowadzenia strategii rozwoju wsi/sołectwa,
• przekonanie mieszkańców do dobrowolnego współfinansowania potrzeb gminy.

Wyzwania zaproponowali sami uczestnicy Pracowni Samorządowej, którzy jako samorządowcy mają najlepszą wiedzę o pilnych potrzebach w swoich gminach. Lista problemów mogłaby być dłuższa, bo kryzysów przybywa szybciej niż środków na funkcjonowanie samorządów. „Jak zwiększyć efektywność systemu poboru opłat za odpady, aby nie sięgać do kieszeni tych, którzy płacą?” – pyta Robert Waraksa, niedawno wybrany burmistrz Olsztynka, który taki właśnie problem podjął w ramach Pracowni Samorządowej i pracował nad zaplanowaniem rozwiązania przedstawionego w raporcie.

Cięcia wydatków albo sięganie po inne zasoby

„Przeszliśmy na zarządzanie kryzysowe, którego podstawą jest zaangażowanie wielu podmiotów. Każdy musi z czegoś zrezygnować w swoim obszarze, ale to i tak za mało. Obok administrowania, musimy przecież inwestować” – mówi Iwona Karolewska, radna Świecia, która w gronie uczestników Pracowni Samorządowej Fundacji Batorego szukała nowatorskich rozwiązań problemów, z jakimi dziś mierzą się samorządy lokalne.

W czasie prac nad wyzwaniami opisanymi w poradniku samorządowcy skupili się na szukaniu innowacyjnych rozwiązań dla problemów w samorządach. To coś innego niż sięganie po gotowe schematy i załatwianie spraw „od ręki”. Rozwiązania opisane w raporcie powstawały w wyniku grupowego działania, tzn. współpracy samorządowców z Pracowni z mieszkańcami ich gmin, z którymi np. testowali projekt strony do wpłat w ramach funduszu lokalnego (wyzwanie, jak przekonać mieszkańców do dobrowolnego współfinansowania potrzeb gminy) albo sprawdzali, który projekt placu zabaw i skateparku odpowiada na potrzeby młodzieży (wyzwanie, jak zorganizować konsultacje społeczne dla dzieci i młodzieży).

Samorządowcy „musieli wyjść poza swoją bańkę: pójść do ludzi, porozmawiać z nimi o ich potrzebach, co ich boli lub czego bardzo chcą, a nawet o czym marzą – to nie jest intuicyjne podejście w samorządach” – wyjaśnia Bartosz Narzelski, projektant usług, na co dzień pracujący w biznesie, pod którego kierunkiem samorządowcy pracowali nad szukaniem rozwiązań. Dialog z mieszkańcami, od którego zaczynała się ich praca, jest podstawowym założeniem Pracowni Samorządowej, której wszystkie działania (np. webinaria, publikacje) mają na celu upowszechnianie przekonania, że mieszkańcy są dla władz samorządowych szansą, a nie przeszkodą.

Mniejsze ryzyko błędu, więcej oszczędności

Obok dialogu z mieszkańcami, drugim elementem pracy było testowanie rozwiązań, które samorządowcy przygotowali w odpowiedzi na wyzwania. Ten etap wymaga czasu, ale jest ważny – minimalizuje ryzyko wdrożenia nietrafionego pomysłu, który nie przyniósł oczekiwanego rezultatu, a pochłonął cały budżet. W praktyce przekłada się to na oszczędność. „Zaletą tej metody pracy jest właśnie to, że otrzymuje się kilka propozycji rozwiązań. Testuje się to, które wydaje się najlepsze, ale jeśli rzeczywistość zweryfikuje pomysł negatywnie, testuje się kolejny pomysł… Nie trzeba angażować od razu wszystkich sił w rozwiązanie, które – jak się okazuje – nie jest dobre. Porażka daje więc dobrą informację zwrotną i wskazuje na konieczność wykonania kolejnych kroków” – wyjaśnia Narzelski.

W publikacji zostały opisane wszystkie etapy pracy nad poszukiwaniem rozwiązań, a dodatkowo zostały dołączone narzędzia projektowe: mapa interesariuszy, mapa empatii, drzewko szans i rozwiązań, karta testu i karta nauki. Można je bezpłatnie pobierać za pomocą linku lub kodu QR umieszczonego w publikacji.

Rezultaty

Samorządowcy, którzy szukali sposobu na uszczelnienie systemu opłat za odpady, przekonali się, że najbardziej brakuje rozwiązań systemowych związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Gdyby były, można by identyfikować osoby uchylające się od opłat na podstawie porównywania danych pochodzących z różnych instytucji w danej gminie. W Pawonkowie skatepark został już wpisany do budżetu gminy na 2023 rok. W kolejnym rozwiązaniu mieszkańców da się namówić, by składali się na niektóre potrzeby w gminie, jeśli w fundusz lokalny zaangażują się m.in. autorytety i powstanie odpowiednia strona internetowa działania. Sołtysów da się namówić do stworzenia strategii rozwoju gminy „jeśli pokaże się im konkretne przykłady, konkretne rozwiązania i plany rozwoju wsi, gdzie efekty widać już po kilku latach” – mówi Alicja Rymszewicz, sołtyska Trygortu, która zajmowała się tematem popularyzowania wprowadzania strategii rozwoju sołectw, bo widzi jego przydatność od czasu, kiedy sama z sukcesem wprowadziła go w swojej miejscowości.

Pobierz poradnik „Zaprojektuj rozwiązanie. Inspiracje dla władz samorządowych”

Więcej informacji