Na te i inne pytania odpowiadaliśmy 19 października podczas webinaru dla samorządów zorganizowanego przez Związek Miast Polskich i Fundację Miasto.

Ustawowy obowiązek opracowywania rocznego raportu o stanie JST sprawia, że każda JST musi mierzyć się z tymi zadaniami. Warto jednak myśleć o tym dokumencie szerzej niż tylko przez pryzmat spełnienia prawnych wymogów, skoro w jego pracowanie włożyliśmy sporo pracy. Wszystkie bowiem zgromadzone w nim dane to potężna dawka wiedzy i ciekawe lokalne opowieści.

Doroczny raport warto wykorzystać do promocji działań podejmowanych przez samorząd wśród mieszkańców, którzy z pewnością wiedzą o wielu z nich, ale nie uświadamiają sobie skali tych działań. A że mieszkańcy rzadko czytają takie dokumenty, samorząd musi ruszyć z nim do ludzi i pokazać: zobaczcie, ile dzieje się w waszym mieście! Spotkania i warsztaty związane z prezentacją raportu mogą być świetnym pretekstem do rozmowy z mieszkańcami i poznania ich pomysłów na miasto. Tego typu opracowanie to także bogate źródło informacji o naszej jednostce i o naszym zaangażowaniu dla potencjalnych inwestorów oraz podmiotów zainteresowanych współpracą z JST. Stanowi on pierwszy obraz miasta i charakteryzuje poziom i profesjonalizm działań władz.

Ale raport warto promować także wewnątrz naszej organizacji, wśród pracowników urzędu miasta, bo ich także dobrze jest włączyć do debaty o mieście. Są oni z jednej strony także mieszkańcami JST, ale z drugiej swoistą forpocztą tego, co robimy. 

Doroczny raport zawierający najważniejsze informacje (w tym dane statystyczne) to także forma diagnozy stanu naszego miasta. Jeżeli nasze coroczne raporty dobrze przygotowujemy, to widzimy, jak z roku na rok zmienia się nasza jednostka, a więc możemy łatwiej diagnozować zachodzące w niej procesy, co może być przydatne do planowania i programowania naszych działań.

I wreszcie to nasze opracowanie może stanowić element monitorowania realizacji polityk, programów i strategii naszej gminy.

Czas przygotowywania najbliższego raportu będzie w samorządach wyjątkowy i specyficzny – prawdopodobnie w kwietniu przyszłego roku odbędą się wybory samorządowe. Większość dokumentów przygotowywana będzie jeszcze przed wyborami, natomiast ich prezentacja nastąpi już po wyborach. Znaczenie raportów w przyszłym roku będzie więc inne niż zwykle i warto je wykorzystać, by nowym radnym pokazać, co działo się w naszym mieście w poprzednim roku.

Zdaniem ekspertów ZMP i Fundacji Miasto, spory potencjał drzemie też w możliwości podsumowania kończącej się kadencji samorządowej w postaci raportu kadencyjnego – do końca 2023 roku. Pięć lat pracy i wysiłku zespołów samorządowych to jeszcze bogatsze źródło informacji. Warto pokazać mieszkańcom, jak wiele zrobiono i jak bardzo ich mała ojczyzna się zmieniła.

Więcej na temat opracowywania nowoczesnych raportów o stanie JST oraz raportu kadencyjnego napiszemy w najbliższym numerze Miesięcznika „Samorząd Miejski”.

Zachęcamy do zapoznania się z prezentacją pokazaną podczas spotkania.

Oprócz przedstawienia i analizy celów ustawowych raportowania o stanie gminy, omówione są w niej zakresy merytoryczne, a także aspekty techniczne i procedura powstawania obu raportów. Prezentacja pokazuje także cechy dobrego raportu oraz sposoby na jego aktywną promocję.

Załączniki:
Prezentacja