Wyciąg z instrukcji dla urzędów wojewódzkich opracowanej przez Rządowa Agencję Rezerw Strategicznych (RARS):

Każdy Urząd Wojewódzki (UW) powinien zorganizować system zbiórki pomocy rzeczowej na terenie swojego województwa. Może być to jeden centralny punkt zbiórki – lub system dwustopniowy: zbiórka w gminach/powiatach –> transport do głównego punktu na województwo albo (jeśli to uzasadnione np. rozmiarem zbiórek lokalnych) do ostatecznego miejsca dostawy, tj. do składnicy RARS.

Jest zgoda na adresowanie pomocy do konkretnych partnerów samorządowych na Ukrainie. Na opakowaniach należy umieszczać kartki co najmniej formatu A4 (zafoliowane) z nazwą odbiorcy na Ukrainie i ewentualnie identyfikacją nadawcy. Kartka o ile jest taka możliwość powinna być w języku ukraińskim. Natomiast ze względu na sytuację dystrybucyjną na terenie Ukrainy nie ma gwarancji realizacji do konkretnego miejsca docelowego.

Dlatego warto, po uzyskaniu informacji z RARS, że pomoc humanitarna wyruszyła w kierunku granicy poinformować o tym partnera samorządowego, by monitorował, co się z nią dzieje już na terenie Ukrainy i zgłosił się po jej odbiór.

Rozmiar darowizn oraz miejsce docelowe:

• do RARS powinny być kierowane tylko darowizny w ilościach paletowych,
  pojedyncze darowizny od obywateli na poziomie urzędu wojewódzkiego mogą być przekierowywane także do lokalnych organizacji pomocowych (Caritas itp.);

• urząd wojewódzki organizuje transport do miejsca docelowego – składnicy RARS;
• urząd wojewódzki gromadzi towary, by następnie zorganizowanym przez siebie transportem zbiorczym dostarczyć do uzgodnionej z koordynatorem składnicy,
  ewentualnie przy dużych wolumenach (33 palety i więcej): UW przekazuje do darczyńcy informacje o procedurze awizacji, w celu samodzielnej organizacji dostawy;
• konieczna jest informacja, jeżeli przesyłka zawiera leki lub towary wojskowe (hełmy, kamizelki), wtedy będzie kierowana do właściwych składnic.

Jak powinien być przygotowany towar?

• towar powinien być przygotowany do transportu przez spakowanie na paletę euro, nie wystawać poza obrys palety, o maksymalnej wysokości 180cm. Paleta jednorodna tylko może zawierać jeden asortyment;

• składnica nie jest dostosowana do przechowywania towarów wymagających specjalnych warunków (np. mroźnie, chłodnie lub leki).